Soit que vous installiez un nouveau bureau ou que vous mettiez à niveau un équipement existant, le choix du bon photocopieur est impératif pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise. Il existe de nombreux photocopieurs sur le marché avec un large éventail de fonctionnalités et de prix parmi lesquels vous pouvez choisir.
De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ? Quelles fonctionnalités serait-il agréable d’avoir ? Lesquels sont totalement inutiles pour votre entreprise ? La recherche de produits peut rapidement se transformer en une distraction majeure et en un engagement de temps alors que vous approfondissez de plus en plus les différentes options pour votre entreprise. C’est pourquoi nous avons dressé cette liste des questions les plus importantes que vous devez vous poser lorsque vous commencez la recherche d’une nouvelle imprimante multifonction.
Questions à poser avant d’acheter un photocopieur
On estime que les coûts d’impression et de copie peuvent représenter jusqu’à 1 % à 3 % du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise. Il s’agit donc d’une décision importante pour votre entreprise. Poser ces questions fondamentales peut vous aider à affiner vos besoins spécifiques et à vous concentrer sur le choix d’un copieur.
1. Quel est le but d’un photocopieur ?
Cela peut sembler simple (à imprimer, évidemment), mais déterminer exactement ce que vous voulez que votre appareil soit capable de faire, ou non, au début du processus peut avoir un impact considérable sur le montant que vous finirez par payer et sur la fiabilité de votre copieur. Demandez vous:
Dois-je imprimer en couleur ou est-ce que le noir et blanc (monochrome) est suffisant ?
Avez-vous besoin d’un appareil intelligent capable de lire du texte avec OCR et d’acheminer automatiquement les documents ?
Avez-vous besoin de capacités de finition telles que l’agrafage ou la création de livrets ?
L’appareil sera-t-il constamment utilisé par quelques personnes ou les visiteurs devront-ils également imprimer ?
2. Combien allez-vous imprimer ?
Chaque entreprise a ses propres besoins en matière de capacités d’impression et de copie. Comment déterminer le bon photocopieur pour votre entreprise ?
Déterminer combien vous allez imprimer est un excellent point de départ lorsque vous magasinez pour une nouvelle photocopieuse. Chaque photocopieuse est conçu pour gérer un volume d’impression spécifique et si vous achetez un appareil qui n’est pas conçu pour gérer votre volume, vous pouvez économiser à l’avance, mais il s’usera beaucoup plus rapidement que prévu et finira par vous coûter plus cher en service. et le temps d’arrêt à long terme.
En règle générale, les volumes d’impression mensuels peuvent être traduits en vitesse d’impression mesurée en pages par minute (ppm). Par exemple, les organisations qui impriment de 4 000 à 7 000 pages par mois se contenteront généralement d’un appareil 25 ppm, tandis que les entreprises imprimant jusqu’à 20 000 pages par mois voudront souvent envisager un appareil pouvant gérer 50 ppm ou plus.
3. Quel est votre budget pour acheter le copieur ?
Faire un achat avec seulement un budget à l’esprit n’est pas la meilleure façon de prendre une décision importante pour votre entreprise. Cependant, c’est une considération importante lors de la recherche du bonne photocopieuse.
Les photocopieuses de qualité professionnelle typiques peuvent coûter entre 8 500 Dhs et 60 000 Dhs. Une imprimante de production pour les entreprises d’impression coûtera encore plus cher que le prix des photocopieuse, même les plus haut de gamme. Étant donné que les prix peuvent varier considérablement, il est essentiel de savoir ce que vous êtes prêt à dépenser au début du processus.
Une autre considération est de savoir si vous voulez acheter l’appareil directement et le traiter comme une dépense en capital ou si vous préférez louer votre appareil afin qu’il puisse être traité comme une dépense d’entreprise. Dans cet article supplémentaire, nous détaillons tous les avantages et inconvénients de la location d’une photocopieuse plutôt que de son achat pur et simple.
Quel que soit votre budget, il y a toujours des options disponibles. Certains de nos clients choisiront d’acheter une photocopieuse d’occasion remis à neuf, qui est traditionnellement beaucoup moins cher.
4. Avez-vous prévu des consommables et un service ?
Le coût initial d’une photocopieuse est une considération importante, mais vous devez également budgétiser le coût total de possession du copieur. Les consommables tels que les cartouches d’encre ou de toner peuvent devenir une dépense importante au fil du temps. Vous devez également décider si vous paierez pour le service sur la base du temps et des matériaux ou si vous achèterez un contrat de service.
La facilité de remplacement et le coût de remplacement des consommables sont deux facteurs importants à prendre en compte lors du choix d’un copieur. Après tout, le remplacement du toner et de l’encre sera probablement l’un des services les plus courants effectués sur la photocopieuse au cours de sa durée de vie.
L’entreprise que vous achetez ou que vous louez a-t-elle un processus de commande simple ou devez-vous sauter à travers des cerceaux, En plus du coût, les cartouches d’encre et de toner peuvent devenir un casse-tête s’il n’existe pas de moyen rapide et efficace d’obtenir des remplacements. Par exemple, chez BoudiCompany, nous proposons à nos clients différentes options pour acquérir leurs fournitures.
Livraison automatique de toner pour les clients dans le cadre de nos contrats de service complets. Achat en libre-service via notre boutique en ligne. En faisant une demande auprès de notre équipe (pour ceux qui préfèrent encore décrocher le téléphone et parler à un humain !)
5. Choisir une marque réputée
Il existe un certain nombre de marques de confiance dans l’industrie comme Konica Minolta. Avoir des options à votre disposition lorsque vous magasinez pour une nouvelle photocopieuse peut vous aider à prendre la décision la plus éclairée. Vous voulez être sûr que la marque que vous choisissez continuera à offrir une assistance et des pièces pour votre photocopieuse dans le futur. Les entreprises avec des noms bien connus et respectés dans l’industrie ont travaillé pendant des décennies pour bâtir leur réputation.
Cependant, plus important que de choisir un fabricant réputé, il est encore plus important de choisir un revendeur local fiable. Le concessionnaire local auprès duquel vous achetez votre photocopieuse sera votre fournisseur de services et l’expérience client peut varier énormément d’un concessionnaire à l’autre. Demandez leurs délais de réponse habituels, leur processus de facturation, comment vous devez commander du toner et des consommables supplémentaires et ce qui est ou n’est pas inclus dans leurs contrats de service.
6. Cela fonctionnera-t-il avec votre équipement existant ?
Êtes-vous un bureau Mac ou Windows ? Est-ce important lors du choix d’une photocopieuse ? Existe-t-il différentes solutions pour intégrer votre système à votre nouvelle photocopieuse ?
Ce sont des questions importantes à se poser avant de prendre une décision d’achat finale. S’assurer de la compatibilité avec l’équipement existant dans votre bureau est essentiel. Toutes les fonctionnalités essentielles que vous avez identifiées peuvent-elles être utilisées dans votre bureau ou sont-elles spécifiques à des systèmes d’exploitation particuliers ou à d’autres facteurs de réseau ?
Quel copieur voulez-vous acheter ?
Choisir un copieur pour votre entreprise n’est pas toujours une tâche simple. Chez BoudiCompany, notre approche consiste à évaluer vos besoins d’impression et à concevoir une solution qui répondra à ces besoins aujourd’hui et dans les années à venir.
