Que vous soyez à la recherche d’une photocopieuse pour la première fois ou que vous cherchiez à mettre à niveau votre équipement existant, les fonctionnalités de la photocopieuse sont une considération majeure. Voici 11 des principales fonctionnalités que chaque organisation doit prendre en compte si elle est sur le marché pour une photocopieuse.
Recto verso automatique
L’impression recto verso automatique désigne la possibilité d’imprimer sur les deux faces du papier en un seul projet. Si l’imprimante n’imprime pas sur les deux faces d’un projet, cela signifie que la personne doit copier la première page et imprimer sur une face. Ensuite, ils doivent recharger le papier pour pouvoir copier et imprimer sur le verso. Cela prend du temps et souvent frustrant car de nombreuses personnes chargent le papier de manière incorrecte.
L’impression recto verso automatique réduit le temps ainsi que le gaspillage de papier et d’encre dû aux erreurs en utilisant la fonction d’impression recto verso automatique. Faites-en le paramètre par défaut et davantage de personnes au bureau profiteront de cette fonctionnalité, ce qui permettra à l’entreprise d’économiser un peu plus de temps et d’argent.
Libération d’impression sécurisée
Dans un environnement de bureau, de nombreuses personnes peuvent envoyer des documents à l’imprimante multifonction depuis leur bureau ou leur bureau distant. Ensuite, ils se dirigeront vers la salle de copie du bureau pour récupérer leur article imprimé.
La libération d’impression sécurisée est une fonctionnalité importante qui permet à l’employé d’envoyer le projet d’impression de son ordinateur à l’imprimante, mais avec la certitude que l’imprimante ne l’imprimera pas tant que l’employé n’aura pas libéré l’impression en personne.
Sans libération d’impression sécurisée, il est courant de voir des documents manquants parce que les gens récupèrent accidentellement les imprimées d’autres personnes lorsqu’ils récupèrent leurs impressions. Ou l’employé peut avoir besoin d’imprimer quelque chose contenant des informations sensibles que tout le bureau n’a pas besoin de voir. Par exemple, un responsable qui imprime une évaluation des performances n’a pas besoin d’un public pour son document autre que l’employé prévu. Autre exemple, un commercial peut avoir besoin d’imprimer une liste de contacts avec les informations personnelles de son prospect. Les commerciaux doivent être en mesure de confirmer honnêtement que tous les clients potentiels et existants bénéficient de la confidentialité.
La libération d’impression sécurisée est une fonctionnalité importante qui permet à l’employé d’envoyer le projet d’impression de son ordinateur à l’imprimante, mais avec la certitude que l’imprimante ne l’imprimera pas tant que l’employé n’aura pas libéré l’impression en personne.
L’option de libération d’impression sécurisée signifie que la personne peut glisser son badge, entrer son code, scanner un code QR ou proposer une autre forme d’authentification qui publiera son projet d’impression. Une fois publié, le projet s’imprime alors qu’ils sont physiquement dans la salle de copie pour récupérer leur projet.
C’est une excellente fonctionnalité de copieur qui crée de bonnes habitudes de sécurité pour chaque bureau.
Numérisation vers e-mail et numérisation vers le fichier
La numérisation vers un e-mail est l’une de ces fonctionnalités de la photocopieuse qui devient rapidement inestimable pour chaque bureau. Tous les travaux d’impression n’ont pas besoin d’être imprimés immédiatement ou suspendus pour impression (libération d’impression sécurisée). Au lieu de cela, de nombreux projets sont déjà imprimés et doivent être numérisés au format numérique. Dans ce cas, il est crucial que l’imprimante multifonction ait la possibilité de numériser vers un e-mail ou un fichier.
En numérisant vers un e-mail, la personne peut numériser son document et celui-ci lui sera automatiquement envoyé en pièce jointe. À partir de là, l’employé peut transférer l’e-mail ou enregistrer le document à l’emplacement de son choix. Si la numérisation vers un fichier est sélectionnée, la personne a la possibilité d’enregistrer le document numérisé dans un dossier du serveur de l’entreprise pour un accès à distance facile ou pour que plusieurs personnes y aient accès. Numériser vers un e-mail et vers un fichier peut faire gagner du temps.
L’ancienne méthode consiste à se rappeler d’apporter un lecteur de mémoire à brancher sur l’imprimante. Bien que cela soit toujours utile, ce n’est pas réaliste comme seule option car cela oblige ensuite la personne à retourner sur son ordinateur pour enregistrer ou envoyer le fichier par e-mail. Grâce à cette fonctionnalité, le personnel gagne du temps car il peut numériser et enregistrer ou envoyer par e-mail en une seule étape.
Reconnaissance optique de caractères
Les imprimantes multifonctions et les photocopieuses ont désormais la capacité de reconnaître les caractères imprimés et de les convertir en texte numérique. C’est une nouvelle fonctionnalité sur le marché et s’appelle la reconnaissance optique de caractères.
Grâce à cette fonctionnalité, tout document numérisé devient un fichier consultable et modifiable. Ceci est particulièrement utile lorsque les employés peuvent avoir besoin de pouvoir rechercher ou modifier un document image avec du texte, tel qu’un PDF.
Cette fonctionnalité permet de gagner un temps considérable car la personne peut simplement numériser un document plutôt que de s’engager dans un échange d’e-mails aller-retour pour obtenir le fichier non PDF, s’il en existe un. Cela permet également d’économiser un peu d’argent pour les petites entreprises qui n’ont peut-être pas Adobe Pro – le logiciel qu’une entreprise doit acheter pour éditer des PDF.
Assembler et agrafer
Les tâches d’assemblage et d’agrafage sont des tâches souvent laissées à une secrétaire de bureau ou à un stagiaire, mais ce n’est pas une utilisation précieuse de leur temps.
Votre photocopieuse peut le faire dans le cadre du projet d’impression, ce qui vous permet d’économiser le temps et de l’argent précieux. L’assemblage est l’option d’organiser un projet de plusieurs pages afin que chaque page soit dans l’ordre – plutôt que d’imprimer toutes les premières pages, suivies des deuxièmes pages, etc. Au lieu de cela, la photocopieuse imprimera les pages un à quatre, par exemple, suivies du prochain jeu de pages un à quatre.
Et l’agrafage signifie que la photocopieuse peut terminer le projet en agrafant les pages un à quatre ensemble, faisant de chaque paquet un projet terminé qui est distribué ou prêt à être envoyé lorsqu’il est terminé.
Avec ces fonctionnalités de base de la photocopieuse, il n’est pas nécessaire de perdre du temps aux stagiaires et aux autres employés sur des tâches subalternes.
Imprimer depuis un mobile
Les appareils mobiles ne sont pas seulement autorisés sur le lieu de travail de nos jours, ils sont souvent un élément essentiel de la façon dont un employé passe sa journée de manière productive.
De nombreuses personnes consultent leurs e-mails pendant le déjeuner et les pauses, envoient des documents en voyage ou utilisent un appareil mobile à la place d’un ordinateur lorsqu’elles assistent à des conférences ou pour se connecter brièvement avec des tâches professionnelles et des personnes sur la route.
La nécessité des appareils mobiles signifie que les gens ont également besoin d’imprimer sur la photocopieuse du bureau lorsqu’ils mènent des activités hors site. Par exemple, ils peuvent avoir besoin de s’assurer que leurs collègues ont un document. Ou ils peuvent vouloir être efficaces et imprimer à partir de leur appareil mobile lorsqu’ils sont en déplacement afin que le projet les attende lorsqu’ils arrivent sur place.
Pouvoir imprimer à partir d’un mobile est un gain de temps moderne que les entreprises ne peuvent tout simplement pas ignorer, surtout si elles ont des personnes qui travaillent à la fois sur site et hors site tout au long de la journée.
Cependant, avouons-le, il y a ceux qui peuvent travailler sur place et choisir d’imprimer depuis leur mobile tout en se rendant de la salle de pause à la photocopieuse, puis à leur bureau pour gagner quelques minutes de plus. Pourquoi une entreprise ne voudrait-elle pas faciliter ce type d’efficacité ?
Finition du document
Plus tôt, nous avons mentionné les fonctions d’assemblage et d’agrafage. Ils appartiennent tous deux à la catégorie des fonctionnalités de finition dont sont équipés de nombreuses photocopieuses.
Des options de finition supplémentaires peuvent être utiles, selon les besoins de l’entreprise ou de l’équipe. Par exemple, laisser la photocopieuse percer des trous dans le document afin qu’il puisse être immédiatement ajouté à un classeur permet de gagner un temps précieux.
Plier un document pour qu’il rentre facilement dans un dossier de présentation, par exemple, peut également être utile.
Couper et rogner un document pour l’adapter à un format de papier personnalisé peut être utile – et peut économiser de l’argent sur l’achat inutile de plusieurs rames de différents formats de papier.
La plastification est un autre gain de temps énorme – même si quelqu’un imprime et plastifie quelques projets par an, lorsque la photocopieuse peut plastifier, cela fait gagner du temps et élimine le gaspillage d’un projet de plastification médiocre réalisé à la main.
Enfin, être capable de terminer un livret avec des reliures spirales ou autres est inestimable et apporte la touche finale à tout document professionnel.
La finition des fonctionnalités de la photocopieuse est quelque chose que les petites organisations peuvent retarder, mais cela permet d’économiser l’argent, le temps et avoir une finition de qualité par rapport a un travail à la main, cela vaut la peine d’inclure cette fonctionnalité dans votre package de photocopieuse.
Reproduction sélective
Une fonctionnalité plus récente et souvent sous-utilisée est la reproduction sélective. Cela signifie que l’utilisateur a la possibilité de sélectionner des parties du document à imprimer. Bien que cela puisse ne pas sembler utile immédiatement, cette fonctionnalité est inestimable pour ceux qui souhaitent maintenir un bureau sécurisé.
La fonction de sélection permet à l’utilisateur de supprimer toutes les informations sensibles, par exemple en choisissant d’imprimer ou de partager uniquement les éléments les plus pertinents du document. C’est également une fonctionnalité intéressante lorsque l’utilisateur souhaite imprimer un formulaire sans noms et dates. Ils peuvent simplement imprimer le contenu de manière sélective. Cela peut être un énorme gain de temps
Copier une partie de la page
Semblable à la fonction de reproduction sélective, cela permet aux utilisateurs de copier une partie de la page sans l’imprimer. Cela signifie qu’ils peuvent uniquement avoir besoin de copier les spécifications d’un article répertorié sur la page, par exemple, sans copier la page entière qui peut également inclure une note d’un responsable ou d’un représentant commercial.
Trier les documents
La capacité de trier les documents est l’une des caractéristiques les plus courantes et souvent oubliées d’une photocopieuse de qualité. Lorsqu’un utilisateur place un livre ou une présentation, ou tout projet comportant plusieurs pages sur la photocopieuse, le projet doit copier et imprimer les pages dans l’ordre dans lequel elles sont placées.
Cependant, lorsque l’on est pressé et que l’on se rend compte que certaines pages ne sont pas en ordre, il peut être stressant et fastidieux de devoir parcourir tout le document en essayant de s’assurer que toutes les pages sont en ordre. Cela arrive plus souvent qu’on ne le pense. Tout le monde a abandonné un projet à un moment ou à un autre, pour récupérer le document en panne.
C’est un gain de temps et de stress lorsque l’équipement de bureau peut trier le document pour vous. Toute bonne photocopieuse aura la capacité de vérifier les numéros de page et d’imprimer le document dans l’ordre, même si vous le placez dans la machine dans le désordre.
Modification de la taille des documents
Il existe plusieurs raisons pour lesquelles une personne peut avoir besoin de modifier la taille d’un document, mais ce sont deux raisons courantes.
Si vous souhaitez réduire un document pour l’adapter à une taille plus petite, par exemple en condensant un document au format légal en une page standard de 8,5 x 11 pouces. Ceci est plus courant lorsque les gens ne veulent pas investir dans du papier légal ou ne veulent pas prendre le temps de passer au papier légal et vice-versa.
Ou si vous voulez mettre à l’échelle un document. Par exemple, lorsqu’un document ou une image est trop petit pour être vu correctement, en particulier si quelqu’un a une déficience visuelle, il peut vouloir mettre à l’échelle quelque chose jusqu’à 8,5 x 11 pouces ou du papier légal plus grand.
Quoi qu’il en soit, cette fonctionnalité de copieur vous surprendra lorsqu’elle sera soudainement nécessaire et deviendra une valeur ajoutée que vous êtes heureux de vous être assuré d’avoir inclus dans votre ensemble de fonctionnalités.
Applications des photocopieuses
Pas souvent répertoriée comme des fonctionnalités individuelles, la possibilité pour une photocopieuse de télécharger et d’utiliser des applications peut révolutionner la capacité de votre équipe à personnaliser les fonctions et les fonctionnalités du copieur, le transformant en un bourreau de travail.
Certaines photocopieuses sont dotées de la capacité intégrée de renforcer la sécurité, par exemple, avec l’ajout d’une application. On peut également améliorer les fonctions cloud en donnant aux équipes la possibilité de partager des documents de manière plus sécurisée. Ou, les utilisateurs peuvent vouloir travailler avec Airtable, Basecamp, Click-up, Dropbox, Evernote et d’autres plateformes tierces avec la possibilité de se connecter via des applications de la photocopieuse.
La meilleure partie est que vous ne téléchargez que ce dont vous avez besoin, ce qui fait de cette expérience personnalisée quelque chose qui économise de l’espace sur le disque dur tout en donnant aux utilisateurs la possibilité de travailler selon leurs normes de productivité et leurs coutumes.
Bien que les imprimantes multifonctions offrent déjà pas mal de fonctions de copie, de numérisation, d’impression et de télécopie, la possibilité d’utiliser les fonctionnalités de la photocopieuse pour rendre vos équipes et votre bureau aussi efficaces et productifs que possible tout en économisant du temps et de l’argent est une évidence.
Nous avons résumé nos onze principales fonctionnalités de photocopieuse préférées, mais n’hésitez pas à contacter les professionnels de Boudi Company lorsque vous serez prêt à en savoir plus et vous recommander la meilleur photocopieuse possible pour vos besoins spécifiques avec un simple appel téléphonique. Contactez-nous maintenant.
